Formation :

Maturité professionnelle ou CFC de commerce avec une formation complémentaire.

3 à 5 ans d'expérience dans la gestion et la tenue d'un secrétariat de direction ou équivalent en termes de responsabilités.

Compétences particulières :

• À l'aise dans la rédaction de documents, lettres, procès-verbaux.
• Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques et l'élaboration de systèmes de gestion collaborative de documents.
• Maîtrise du système d’information de santé de l’enfant (SISE) en ce qui concerne les tâches administratives.
• Compétences d'organisation et de gestion des priorités.
• Capacité d'écoute et de communication avec les collaborateurs, les partenaires et le public.
• Connaissance de l'administration cantonale.

Compétences informatiques :

Bonne maîtrise des outils informatiques standards (Excel, Word, Outlook et l'Internet).

L’office cantonal de l’enfance et de la jeunesse (OCEJ) dispense chaque année des prestations en faveur de près de 100'000 enfants et jeunes du canton. L'OCEJ pilote, organise, coordonne ou réalise des prestations de promotion, prévention, protection et surveillance. L'office agit en collaboration avec ses partenaires publics et privés, pour le développement des enfants et des jeunes et dans le respect de leur intégrité.

L'OCEJ est composé de sept services : service de protection des mineurs (SPMi), service dentaire scolaire (SDS), service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ), service de la pédagogie spécialisée (SPS), service d'évaluation et d'accompagnement de la séparation parentale (SEASP), service d'autorisation et de surveillance des lieux de placement (SASLP), service d'autorisation et de surveillance de l'accueil de jour (SASAJ). Plus de 600 collaboratrices et collaborateurs occupant 55 fonctions différentes contribuent à ces missions variées et essentielles pour le canton.

Le service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ), rattaché à l'office cantonal de l'enfance et de la jeunesse, a pour mission de promouvoir la santé et la qualité de vie, de prévenir les atteintes à la santé et protéger l'intégrité des enfants et des jeunes dans les établissements scolaires et les institutions de la petite enfance qui lui sont confiés. Le SSEJ assure des visites de santé, dépistages, informations, conseils et orientations sur des questions de santé, l'évaluation de situations d'enfants en danger, l'intégration d'enfants porteurs d'une maladie chronique et des besoins spécifiques.

La personne en charge du poste aura pour missions de :

• Assister l'administrateur du service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ) et du service dentaire scolaire (SDS), pour la gestion et le suivi des dossiers finances, contrôle de gestion et contrôle interne ; assurer la prise de procès-verbal notamment.
• Effectuer des tâches administratives et de secrétariat de manière autonome, jusqu'à la production des documents finaux (rapports, statistiques, etc),
• Assurer le lien avec les supports centralisés RH, finances et logistique.
• Contrôler et saisir les notes de frais relatives aux déplacements et aux formations des collaborateurs.
• Participer à l'élaboration de statistiques et fournir des informations et des tableaux de bords pour faciliter l'analyse de l'administrateur.
• Travailler selon besoins du service en binôme avec ses collègues du secrétariat de direction.

• Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs du service.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours.

Il s'agit d'un poste auxiliaire à durée déterminée à pourvoir du 01.11.25 (dès lundi 3 novembre) au 30.06.26.

Afin de diminuer l'impact environnemental et réduire les coûts d'affranchissement, nous vous serions reconnaissants d'adresser le dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats d'employeurs) en cliquant sur le lien ci-dessous.

Les dossiers papier, mail ou incomplets ne seront pas pris en considération.